Perencanaan juga merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan.
Jadi dapat disimpulkan, perencanaan adalah suatu proses pengembangan dan pengkoordinasian secara menyeluruh dari apa yang sudah ada sekarang untuk menjadi lebih baik agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Perencanaan yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut
1. Dituangkan secara tertulis
2. Diuraikan secara jelas dalam bentuk hasil akhir yang hendak dicapai
3. Disusun oleh orang yang juga akan betanggungjawab atas pelaksanaannya.
4. Sebelum dilaksanakan rencana tersebut telah dikomunikasikan kepada semua bagian yang terkait untuk mendapatkan komentar atau masukan
5. Ada satu orang yang memikul tanggung jawab akhir (pic : person in charge) untuk mengawasi pelaksanaannya.
6. Ada tanggal tertentu yang menjadi batas waktu penyelesaian; ada batas waktu lain yang ditetapkan sebagai batas waktu antara
7. Kriteria keberhasilan rencana serta metode penerapan kriteria ini ditentukan sebelum pelaksanaan rencana
8. Langkah peninjauan antara untuk keputusan “go no go” atau untuk merevisi rencana dilakuakn di sepanjang periode pelaksanaan
9. Masalah potensial yang mungkin timbul selama pelaksanaan sudah diidentifikasikan sebelumnya dan dibuatkan rencana antisipasinya
10. peluang potensial yang mungkin muncul selama pelaksanaan diidentifikasikan sebelumnya sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik apabila hal tersebut terjadi
11. Mengkomunikasikan progress update secara teratur kepada seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
Rencana Strategis
Dalam menyusun perencanaan, perlu adanya analisa strategis yang dilakukan secara komprehensif, sehingga perencanaan yang kita buat sungguh merupakan rencana yang matang dan memiliki dampak yang signifikan.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun rencana yang strategic adalah sebagai berikut :
1. Tetapkan alasan perencanaan. Mengapa kita melakukannya? Apa manfaatnya? Tetapkan misi perusahaan / organisasi Anda. Lakukan SWOT Analisys
2. Apa kekuatan kita yang paling menonjol dan apa kelemahan kita yang paling menonjol ? kecenderungan mana yang merupakan peluang dan mana yang merupakan ancaman bagi kita?
3. Tetapkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang berdasrakan hasil analisis di atas. Apa yang harus segera dilakukan untuk menanggapi perubahan, untuk memanfaatkan peluang dan untuk melakukan perbaikan yang diinginkan? Apa yang ahrus kita lakukan dalam 5 tahun mendatang untuk merubah arah perusahaan kita sehingga posisi kita menjadi lebih baik?
4. Tetapkan sasaran jangka panjang berdasarkan misi Anda
Apa yang harus kita lakukan selama lima tahun mendatang untuk merubah arah perusahaan sehingga posisi kita lebih baik lagi?
5. Menetapkan sasaran berdasarkan skala prioritas. Anda mungkin tidak mempunyai waktu atau sumber daya untuk mencapai semuanya. Kerjakanlah lebih dahulu yang lebih mendesak dan yang diharapkan mempunyai dampak positip terbesar
6. Menyusun rencana untuk mencapai setiap sasaran. Untuk setiap sasaran, apa saja tindakan yang akan meminimalkan cost dan memaksimalkan benefit? Siapa yang bertanggungjawab terhadap masing-masing tindakan? Bilamana dan dimaan itu akan dicapai? Apa saja sumber daya yang diperlukan?
7. Melakukan review setiap kuartal untuk mengukur kemajuan
Anda mungkin menemukan perlunya menciptakan sasaran baru atau menghilangkan sasaran yang tidak sesuai lagi. Rencana tindakan yang baru mungkin perlu bagi yang lain.
Perlu diingat bahwa meskipun usaha yang sukses selalu dilandasi oleh perencanaan yang baik, namun perencanaan yang sukses tidak selalu menghasilkan usaha yang sukses. Namun mengabaikan perencanaan jelas-jelas sama dengan mengundang kegagalan dalam tujuan yang hendak dicapai. Perlu dilakukan review secara berkala untuk memperbaiki hasil yang maksimal dalam sebuah perencanaan.
Syarat-Syarat Rencana yang Baik
Pada umumnya rencana yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut :
1. Rasional dan realistis
Mendasarkan pemikiran yang objectif dan perhitungan masak serta berdasarkan fakta yang nyata bukan sekadar kayalan.
2. Jelas
Bahwa isi rumusan rencana mudah dimengerti dan pembagian tugas yang tegas di antara unsur-unsur pelaksana.
3. Terarah
Bahwa setiap rencana kegiatan yang disusun terarah untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
4. Fleksibel
Dapat menyesuaikan dengan situasi tanpa mengurangi kelancaran kegiatan.
5. Seimbang
Adanya kesesuaian dan keseimbangan antara kegiatan masing-masing bagian di samping keseimbangan penggunaan tenaga kerja dan fasilitas lainnya.
6. Kontinyu
Dibuat terus menerus dan bertahap-tahap sesuai dengan perkembangan lingkungan, bukan dibuat sekali untuk selama-lamanya.
Posting ini telah dilihat sebanyak (kali)
